2018: Umbau und Sanierung der Amtsräume

Bei einem außerprotokollarischen Treffen der amtsangehörigen Bürgermeister im Oktober 20018 kam der bauliche Zustand der Amtsräume zur Sprache. Dabei wurde analysiert:

  • Das Mobilar war größtenteils über zwanzig Jahre alt. Auch wenn es, durch jahrelange, pflegliche Behandlung, noch recht passabel aussah, entsprach es nicht mehr den zeitgemäßen ergonomischen Anforderungen.
  • Die Fußbodenbeläge und Gestaltungen der Wände war verschlissen.
  • Die Beleuchtung der Arbeitsplätze war nicht mehr zeitgemäß. Diese folgte keinem modernen, ergonomischen Ansatz.
  • Die Datenleitungen zu den Arbeitsplätzen waren am Limit. Zukünftigen Anforderungen waren diese nicht gewachsen.
  • Die Raumzuordnungen und Aufteilungen waren nicht optimal für die damalige Amtsstruktur, geschweige den für Zukünftige. Von Bürgernähe und Besucherfreundlichkeit konnte keine Rede sein.
  • Es fehlte ein Empfang für Besucher, der dauerhaft und z6umutbar besetzt werden konnte. Eine Initiative dazu von 2003 verlief im Sande, weil das Projekt letztlich im Amtsausschuss zerredet wurde und konkrete Beschlüsse dazu nicht zustande kamen.

Die Runde wurde sich schnell einig, die Mißstände offensiv anzugehen, auch wenn es viel Geld Kosten wird. Die Gemeinden erwarten von der Verwaltung effizientes und flexibles Arbeiten. Sie waren aber auch in der Pflicht, dazu die nötigen Voraussetzungen zu schaffen. Diese Erkenntnis sollte für ein kleines Meisterstück zur Entwicklung eines öffentlichen Projektes werden.

Unter der Führung der Amtsvorsteherin bestimmten nicht Kleinmut oder persönliche Befindlichkeiten die Diskussionen, sondern sachliche, ergebnisorientierte Arbeit. Die Bürgermeister sahen sich in der Pflicht, das Projekt soweit vorzubereiten, bis konkrete Beschlüsse gefasst werden konnten. Dazu wurden auch spezielle Arbeitsgruppen gebildet, die Zuarbeit zu einzelnen Teilbereichen lieferten:

  • Die Amtsvorsteherin, Frau Kalweit kümmerte sich federführend um die Neumöbilierung des Amtes, die Neugestaltung des Eingangsbereichs, die Finazierung des Projektes
  • Herr Lübs und Her Catalan erarbeiteten Vorschläge zum Ausbau der Internetseite des Amtes, sowie der IT-Ausstattung der Arbeitsplätze. Dies in Zusammenarbeit mit Herrn Zelt, dem IT-Beauftragten des Amtes.
  • Herr Grzech ging Fragen der Optimierung der Personalstruktur und Raumaufteilung nach.

Bereits im Dezember 2018 lagen erste Ergebnisse vor. Frau Kalweit ließ über die Geschäftsleitung der Firma Polydor Varianten und Konzepte zur Bürogestaltung und Möblierung erarbeiten und vorstellen. Durch das Planungsbüro Bauplanung Stefan Krack aus Hütten ließ sie die Vorplanung der Umbaumaßnahmen vornehmen, sowie eine Kostenschätzung für das Projekt. Die Anforderungen für eine moderne Bürovernetzung waren auch geklärt und die Diskussion über die Raumaufteilung in der Amtsbelegschaft angekommen.

Die Eckdaten des Projektes waren zu Beginn 2019 soweit festgezurrt, dass der Amtsausschuss im März einen Nachtragshaushalt beschließen konnte. Die Kosten beliefen sich auf rund 900.000 €. Die größte Herausforderung lag nicht in der Kommunalwahl 2019, sondern an der Prämisse, den Umbau bei laufendem Betrieb im Amt zu realisieren.

Im März 2019 wurden die ersten Aufträge ausgelöst. Die Gesamtbauleitung übernahm das Planungsbüro Bauplanung Stefan Krack aus Hütten (Gemeinde Bartenshagen-Parkentin). Für die Möblierung bekam die Firma Poydor den Zuschlag. Amtsseitig wurde das Projekt zunächst von Frau Dibbert, später von Frau Schröder aus dem Bauamt betreut. Farbliche Abstimmungen und solche zu Ausstattungsdetails wurden mit der Belegschaft getroffen.