Der Amtsausschuss beschloss am 1. Juni 2017, den Auftrag für die Organisationsuntersuchung der Kernverwaltung (ORGA) der Berliner Firma OMP Organisations- und Managementberatung GmbH zu erteilen.
Schon mit Beginn der Legislaturperiode 2014 bis 2019 gab es im Amtsausschuss eine allgemeine, diffuse Unzufriedenheit mit der Verwaltung. Um diese verifizieren zu können, wurde die Bildung einer Arbeitsgruppe (AG), unter der Leitung der Amtsvorsteherin, Frau Kalweit, beschlossen. Diese sollte die Arbeitsabläufe im Amt überprüfen und ggf. Vorschläge zur Verbesserung einreichen.
Diese AG hat nie richtig funktioniert und war in sich zerstritten. Formal wurde deren Arbeit mit Vorlage eines Abschlussberichtes im Januar 2016 beendet. Die Unzufriedenheit mit dem Amt blieb.
Das veranlaßte den Amtsausschuss eine Organisationsuntersuchung der Kernverwaltung von einer externen Beratungsfirma durchführen zu lassen. Durch eine Analyse der Ablauforganisation und der personellen Ausstattung (Ermittlung des Stellenbedarfs) sollten die Grundlagen für eine wirtschaftliche, leistungsstarke und zukunftsfähige Organisation sowie personelle Ausstattung der Amtsverwaltung erarbeitet werden.
Es wurden fünf Firmen aufgefordert, ein Angebot einzureichen. Vier Firmen hatten ein Angebot abgegeben.
Im Juli 2018 legte die Firma OMP Organisations- und Managementberatung GmbH ein umfangreiches Gutachten vor. In diesem wurde dem Amt eine gute und zukunftsfähige Struktur der Abläufe und des Personals bescheinigt. Es enthielt aber auch fünfzig konkrete Vorschläge zur Verbesserung der Strukturen und Abläufe im Amt. Diese Vorschläge wurden im Amt offen diskutiert und im weiteren Verlauf weitestgehend umgesetzt.
- Fortschreibung der Aktualisierung von Stellenbemessungen
- Fortschreibung der Anpassungen des Geschäftsverteilungsplan
- betriebliches Gesundheitsmanagement
- Personalentwicklungskonzept erweitern und fortschreiben
- Fortbildung planen – nach Leistungsbewertung März 2019
- Berichtswesen
- IT – Analysieren und Modernisieren
- Gebäudeverwaltung und Straßenbeleuchtung – Zuordnung zum Bauamt
- Datenschutzbeauftragte und Archivbearbeitung neu regeln
- systematische Schulungen für Führungskräfte
- jährliche Treffen mit den Bürgermeistern und Amtsleitern
- Kosten zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen werden im Haushalt 2019 geplant (20.000,- €), Diese Kosten werden nicht ausreichen, weitere Mittel in den nächsten Jahren nötig.
- Baumkontrollen an Dritte vergeben
- Öffnungszeiten und die Einrichtung eines Bürgerbüros sind zu prüfen – darüber größere Diskussion erforderlich
- Kataster erstellen für Straßen, Straßenleuchten, Grünflächen etc. Baumkataster – wurde begonnen
Im Gutachten stand sehr viel zu Berichtswesen. In dem Umfang und der Tiefe war das nicht zu leisten. Lob gab es für die aktive Mitarbeit der Politik von der Verwaltung. Diese Mitarbeit wurde nicht als Einmischung, sondern als konstruktiv bewertet. Im Amtsausschuss wurden Arbeitsgruppen, zur Unterstützung der Umsetzung gebildet.
Die Amtsvorsteherin, Frau Kalweit, Herr Grzech, die vier Amtsleiter, ein Mitglied des Personalrates sowie ein Mitarbeiter aus dem Personalamt bildeten die zentrale Lenkungsgruppe.
Herr Lübs und Herr Catalan erklärten, den IT-Bereich zu betreuen.
Als erste Ergebnisse kam von der Lenkungsgruppe der Vorschlag, den Eingangsbereich des Amtes derart umzugestalten, dass dort ein moderner, offener Empfangs für die Bürger entsteht.
Im IT-Bereich sollte die Internetseite des Amtes noch informativer und aktueller gestaltet werden. Dazu wurde eine Redaktionsteam gebildet aus einem Vertreter des Amtsausschusses, jeweils einem Mitarbeiter der vier Ämter sowie dem IT-Verantwortlichen. Diese Redaktion sollte sich, in enger Zusammenarbeit mit der Firma bm-partner, den externen Betreuern des Internetauftrittes des Amtes, für die Gestaltung und Inhalte verantwortlich sein.
Im Januar 2020 legte der, im August 2019 neu gewählte, Amtsvorsteher Ulf Lübs Rechenschaft über den Stand der Umsetzung des ORGA-Gutachtens ab. Er konnte berichten, dass alle Vorschläge Berücksichtigung fanden und die meisten umgesetzt waren. Für die anderen Vorschläge gab es klare Pläne für deren Umsetzung.