Von Januar bis November 2010 erfolgte durch das Gemeindeprüfungsamt (GPA) des Landkreises Bad Doberan die überörtliche Prüfung des Amtes und der neun amtsangehörigen Gemeinden für die Haushaltsjahre 2002 bis 2009. Die Prüfung umfasste die Haushalts- und Wirtschaftsprüfung, die Kassenprüfung und die Organisations- und Wirtschaftlichkeitsprüfung. Für den Bereich Stellenplan wurde hierbei das Jahr 2010 zugrunde gelegt.
Es gab folgende wesentliche Prüfungsfeststellungen:
- Die Jahresrechnungen bilden die Grundlage für die Entlastung der Bürgermeister/innen. In einem Großteil der dem Amt angehörenden Gemeinden wurden diese durch die Gemeindevertretungen ohne vorherige Prüfung beschlossen.
- Im Bereich der Wohnungsverwaltung sind Unzulänglichkeiten während der Haushaltsdurchführung festgestellt worden. Insbesondere die Abrechnungen der Verwalter wurden nicht vollständig in den Haushalt aufgenommen.
- Bei der Bildung und Übertragung von Haushaltsresten wurde auf die Einhaltung der Vorschriften der GemHVO hingewiesen. Besonders die Bildung von Resten und damit die Übertragung von Haushaltsmitteln in das nächste Haushaltsjahr ist klar zu regeln, d.h., durch das jeweils zuständige Fachamt schriftlich zu beantragen und zu begründen.
- Der Bestand der Allgemeinen Rücklage beinhaltete auch Bestandteile von Sonderrücklagen, deshalb konnte die Richtigkeit der Bestandshöhen nicht uneingeschränkt bestätigt werden. Die Rücklagenbestände sind künftig zu trennen und gesondert nachzuweisen.
- Zur Sicherstellung geordneter Kassengeschäfte ist die Dienstanweisung des Amtes zu überarbeiten, wobei fehlende Kassen aufzunehmen und Abrechnungszeiträume für Vorschüsse festzulegen sind.
- Die Reisekostenabrechnungen und Wegstreckenentschädigungen erfolgen entsprechend den Vorgaben des Landesreisekostengesetzes. Es ist allerdings mehrfach festgestellt worden, dass bei Abrechnungen die Ausschlussfrist von sechs Monaten überschritten wurde.
- Die Prüfungen im Bereich Steuern (Grundsteuer A und B, Gewerbe- und Hundesteuer) ergaben keine Beanstandungen.
- Hinsichtlich der funktions- und sitzungsbezogenen Aufwandsentschädigungen wurden
Feststellungen zur Bildung und Tätigkeit von Ausschüssen (u.a. sog. „Kleiner Amtsausschuss“) sowie zur Entschädigungsberechnung getroffen. - Unter Berücksichtigung der Mittelwerte des Städte- und Gemeindetages M-V ergab die Prüfung der Stellenbemessung der Kernverwaltung des Amtes, dass in einer Amtsver-
waltung dieser Größe 30,5 bis 32,5 Vollzeitstellen (2,65 bis 2,83 VzÄ/1.000 Einwohner) als angemessen angesehen werden. Tatsächlich waren 2010 im Stellenplan 30,75 Stellen ausgewiesen. - Bereits bei der vergangenen überörtlichen Prüfung wurde das Fehlen einer Beurteilungsrichtlinie für Beamte festgestellt. Da diese für das Amt noch immer nicht erlassen worden ist und die Regelbeurteilungen alle drei Jahre zu erstellen sind, sahen die Prüfer hier erneut dringenden Handlungsbedarf.
Im Ergebnis konnte das GPA aufgrund der vorliegenden Prüfungsfeststellungen für die Haushalts- und Finanzwirtschaft eine uneingeschränkte Prüfungsbestätigung nicht aussprechen.
Derzeit läuft das Ausräumungsverfahren gegenüber der unteren Rechtsaufsichtsbehörde. Mit einem Abschluss des Verfahrens ist erst nach der öffentlichen Auslegung des Prüfungsberichtes zu rechnen.
Hinweise:
- Eine Kopie der Zusammenfassung der wesentlichen Prüfungsfeststellungen (Seiten 3 bis 6 des Berichtes ) wurde allen Bürgermeister/innen im Mai 2011 und allen weiteren Amtsausschussmitgliedern am 18.07.2011 übergeben. Seither gab es für diesen Personenkreis auch bereits die Möglichkeit der Einsichtnahme in den gesamten Bericht.
- Auf der Grundlage des Kommunalprüfungsgesetzes (KPG M-V) sind die Prüfungsergebnisse unverzüglich nach der Kenntnisnahme durch den Amtsausschuss an sieben
Werktagen öffentlich auszulegen. Auf Ort und Zeit der Auslegung ist in einer öffentlichen Bekanntmachung hinzuweisen. - Im Rahmen des Ausräumungsverfahren sind die unter den Punkten 1 bis 6 und 10 genannten Feststellungen bereits abgearbeitet / geklärt worden. Hinsichtlich der Aufwandsentschädigungen (Pkt. 8) haben sich die entsprechenden Gemeindevertretungen bereits abschließend mit diesem Thema befasst, nur der Amtsausschuss muss bezogen auf den sog. „Kleinen Amtsausschuss“ – eine Entscheidung über den festgestellten Rückzahlungsanspruch treffen.
Die Pkt. 7 und 9 haben vorliegend nur informativen Charakter.